科学分配时间 有效3法则

你的工作是否像永无止境的“打鼹鼠”？据麦肯锡咨询公司发表的报告，上班族每天把28%的时间用来读、写或者回复邮件。我们都听说过这样的建议——对所有收件箱的邮件或任务内容划分优先顺序，会有事半功倍的效果。但如果不是呢？

　　担任斯坦福大学商学院高管培训师兼讲师的依德•巴提斯特（Ed Batista）最近给《哈佛商业评论》写去了这样的建议：大部分高效率的人并不对所有事情划分优先顺序——他们把重要的事情分好类，然后把其它微不足道的直接扔一边去。

　　巴提斯特说，在急诊中，医生们会对病人进行分类选择治疗，判断谁病情危急，谁可以等待，没事的人就完全不用去管。在商界里，分类选择的方式由两部分组组成——对重要的事情划分优先顺序，以及“大方地把微不足道的全部扔一边去。”

　　当对所有事情进行了优先次序划分之后，我们自认为重要的那部分会被优先处理，其它没那么重要的放在后面慢慢来做。但实际上，这是一个没有尽头的“后面”。

　　相反，他认为我们的时间和精力都是有限的资源。在办公室里就算花再多努力再多时间也好，领导者和其他人永远都无法达到满足双方的平衡状态。因此，巴提斯特建议领导者们给自己定一个临界点：选择那些值得他们花费时间和精力的内容，其它的一律拒绝掉。

　　不得不承认，这个做法很难，尽管这样，巴提斯特说我们必须为重要的那一部分争取时间。否则，我们会发现最后一切都白费了。他说，虽然这听起来有点苛刻，但是如果过多地考虑别人的反应，或者担心自己会留下冷漠的形象，那么，这就恰恰导致了我们把大部分时间都耗在了微不足道的事情上面。

　　对于分类选择的方式，做得好与做不好两者之间只是一线之隔。巴提斯特说，我们当中很多人就是担心会跨越了这条线，没能做好，所以从不尝试。

　　巴提斯特提供了3 个法则帮助我们消除忧虑：

　　1、重新定义永无止境的工作清单
　　实际上，自己永远不可能全部完成清单上工作，回复所有邮件，又或者接纳所有应邀。对于这个情况，要保持一个平静的心态。巴提斯特说，这并不是失败的表现，而是成功的一面。“（因为）别人看上了我们的时间和精力呀！”与其努力“清空”收件箱，不如设法创造一个已再无重要邮件的收件箱。

　　2、把精力集中在临界点上
　　时刻提醒自己，不要对所有事情排列先后顺序，而是坚持自己的底线：选取对自己最重要的那部分即可，其它微不足道的都视若罔闻吧。

　　3、别人不满意，自己满意
　　巴提斯特说，我们并不要求所有人都满意。为了能高效地做到分类选择，我们必须学会说出心底的那句“不行”，而不能对重要的东西作出让步。